1. Tầm Quan Trọng Của Dòng “Amount In Words” Trong Thanh Toán Quốc Tế
Trong hoạt động xuất nhập khẩu và tài chính thương mại quốc tế, dòng ghi Số tiền bằng chữ tiếng Anh (Amount In Words / In Words) xuất hiện trên hầu hết các chứng từ trọng yếu:
- Thư tín dụng chứng từ (Letter of Credit - L/C) tuân thủ tập quán UCP 600 của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List) nộp cho hải quan.
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract / Purchase Order).
- Séc ngân hàng quốc tế (Bank Cheque / Draft).
Theo nguyên tắc bất thành văn của hệ thống ngân hàng quốc tế (SWIFT), khi có sự bất đồng giữa số tiền ghi bằng chữ số và số tiền ghi bằng chữ, giá trị ghi bằng chữ sẽ là căn cứ pháp lý cao nhất để giải ngân.
2. Cấu Trúc Đọc Số Tiền Đô La Mỹ (USD) Chuẩn Quốc Tế
Đồng Đô la Mỹ (USD - $) có hai cách diễn đạt tùy theo loại chứng từ:
Cách 1: Định dạng Hóa Đơn Thương Mại & Hợp Đồng (Commercial Format)
- Cấu trúc: `[Số nguyên bằng chữ] + “US Dollars” + “and” + [Số thập phân bằng chữ] + “Cents”`
- Ví dụ 1: $1,500.00 ➔ One thousand five hundred US Dollars only.
- Ví dụ 2: $25,480.56 ➔ Twenty-five thousand four hundred eighty US Dollars and fifty-six Cents.
Cách 2: Định dạng Séc Ngân Hàng & L/C (Banking / Cheque Format)
Ngân hàng quốc tế thường dùng cấu trúc phân số trên mẫu `100` để tuyệt đối hóa tính an toàn, ngăn chặn việc sửa số lẻ:
- Cấu trúc: `“Say US Dollars:” + [Số nguyên bằng chữ] + “and” + [XX/100] + “only.”`
- Ví dụ: $1,234.56 ➔ Say US Dollars: One thousand two hundred thirty-four and 56/100 only.
3. Quy Tắc Đọc Các Đồng Ngoại Tệ Phổ Biến Khác
| Mã Tiền Tệ | Đơn Vị Chính | Đơn Vị Tiền Lẻ | Ví Dụ Bằng Số | Cách Viết Bằng Chữ Chuẩn (In Words) |
|---|---|---|---|---|
| USD ($) | US Dollars | Cents (1/100) | $120,500.75 | One hundred twenty thousand five hundred US Dollars and seventy-five cents. |
| EUR (€) | Euros | Cents (1/100) | €84,200.50 | Eighty-four thousand two hundred Euros and fifty cents. |
| GBP (£) | Pounds Sterling | Pence (1/100) | £15,600.25 | Fifteen thousand six hundred Pounds Sterling and twenty-five pence. |
| AUD (A$) | Australian Dollars | Cents (1/100) | A$9,800.40 | Nine thousand eight hundred Australian Dollars and forty cents. |
| JPY (¥) | Japanese Yen | Không có | ¥2,500,000 | Two million five hundred thousand Japanese Yen only. |
| VND (₫) | Vietnamese Dong | Không có | ₫500,000,000 | Five hundred million Vietnamese Dong only. |
[!NOTE] Đồng Yên Nhật (JPY) và Đồng Việt Nam (VND) trong giao dịch quốc tế không chia nhỏ đơn vị cent, do đó không bao giờ có phần phân số thập phân.
4. 5 Quy Tắc Ngữ Pháp Bắt Buộc Khi Viết Số Tiền Tiếng Anh
1. Quy tắc dấu gạch nối (Hyphen):
Bắt buộc phải sử dụng dấu gạch nối cho các số ghép từ 21 đến 99 (trừ các số tròn chục):
- Đúng: twenty-one, thirty-five, ninety-nine.
- Sai: twenty one, thirty five.
2. Phân biệt cách dùng “And”:
- Trong tiếng Anh - Mỹ (American English): Thường dùng từ “and” để ngăn cách giữa phần tiền nguyên và tiền lẻ cent (Ví dụ: One hundred dollars and fifty cents).
- Trong tiếng Anh - Anh (British English): Thường thêm “and” sau chữ hundred (Ví dụ: One hundred and fifty pounds).
3. Không thêm “s” vào hàng số số lượng:
Các từ chỉ lớp như hundred, thousand, million, billion khi đi sau số đếm không bao giờ có đuôi “-s”:
- Đúng: Five thousand dollars.
- Sai: Five thousands dollars.
4. Từ khóa bảo mật đầu và cuối:
- “Say”: Luôn đặt ở đầu câu để xác nhận nội dung tiếp theo là số tiền bằng chữ.
- “Only”: Luôn đặt ở cuối câu để xác nhận câu đã kết thúc, không thể viết thêm.
5. Bảng Mẫu Khối 3 Dòng Kế Toán Song Ngữ Chuẩn
Khi lập hóa đơn hoặc hợp đồng song ngữ Việt - Anh, kế toán nên trình bày khối 3 dòng chuẩn như sau:
```text Số tiền bằng số (Numeric): $145,280.65 Bằng chữ tiếng Việt: Một trăm bốn mươi lăm nghìn hai trăm tám mươi đô la Mỹ và sáu mươi lăm xu. In words (English): Say US Dollars: One hundred forty-five thousand two hundred eighty and 65/100 only. ```
Xem thêm quy tắc đối chiếu tiếng Việt tại Bài viết hướng dẫn đọc số tiền tiếng Việt lăm/năm, mốt/một.
6. Chuyển Đổi Số Tiền Song Ngữ Tức Thì Với VietSuite
Để tiết kiệm thời gian soạn thảo và tránh sai sót đáng tiếc trong các thương vụ triệu đô, bạn có thể sử dụng Công Cụ Đổi Số Thành Chữ Song Ngữ Trực Tuyến của VietSuite:
- Tự động dịch số tiền sang cả tiếng Việt và tiếng Anh chuẩn ngân hàng quốc tế.
- Tích hợp tính năng phát âm mẫu audio chuẩn xác để bạn kiểm tra ngữ điệu khi thuyết trình với đối tác nước ngoài.
- Hỗ trợ đầy đủ các loại tiền tệ: USD, EUR, GBP, JPY, VND, CNY, KRW, AUD, SGD.
- Sau khi soạn thảo, bạn có thể Nén và Ghép Hợp Đồng PDF để gửi email với dung lượng tối ưu.
7. Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
Tại sao trên séc ngân hàng quốc tế người ta lại viết phần cent là “XX/100”?
Viết dưới dạng phân số như `56/100` hoặc `00/100` giúp tiết kiệm diện tích dòng kẻ trên séc giấy và ngăn chặn tuyệt đối nguy cơ ai đó viết thêm từ ngữ vào đuôi câu.
Số tiền chẵn 00 cent có cần ghi “and 00/100” không?
Trên séc và thư tín dụng L/C ngân hàng, bạn nên ghi `and 00/100 only` hoặc `and no/100 only` để chứng từ đạt độ chuẩn mực ngân hàng cao nhất.
Tên đồng tiền viết hoa hay viết thường?
Trong văn bản hợp đồng trang trọng, tên đồng tiền nên viết hoa chữ cái đầu (ví dụ: US Dollars, Euros, Vietnamese Dong).