1. Vai Trò Pháp Lý Của Dòng “Số Tiền Bằng Chữ” Trên Ủy Nhiệm Chi
Ủy nhiệm chi (UNC) (tiếng Anh: Payment Order) là chứng từ giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt do chủ tài khoản lập, ủy quyền cho ngân hàng thương mại trích tiền từ tài khoản của mình để chuyển trả cho người thụ hưởng theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP.
Trong một tờ séc hoặc ủy nhiệm chi, dòng “Số tiền bằng chữ” là yếu tố quan trọng nhất:
- Là căn cứ pháp lý duy nhất để Kiểm soát viên và Giao dịch viên ngân hàng phê duyệt lệnh chuyển khoản.
- Theo luật các tổ chức tín dụng, nếu có sự mâu thuẫn giữa số tiền ghi bằng chữ số (`Amount in Figures`) và số tiền ghi bằng chữ (`Amount in Words`), ngân hàng sẽ căn cứ vào số tiền ghi bằng chữ hoặc từ chối thực hiện giao dịch.
2. 5 Nguyên Tắc Bắt Buộc Khi Ghi Số Tiền Bằng Chữ Trên UNC
Để tránh bị ngân hàng từ chối chứng từ và mất thời gian đi lại của kế toán viên, bạn bắt buộc phải tuân thủ 5 nguyên tắc vàng sau:
1. Viết hoa chữ cái đầu tiên của câu:
Chữ cái đầu tiên bắt buộc phải viết hoa trang trọng.
- Đúng: Năm mươi triệu đồng chẵn.
- Sai: năm mươi triệu đồng chẵn.
2. Viết sát lề trái, gạch chéo phần trống còn lại:
- Đặt ngòi bút viết sát mép đầu dòng kẻ để triệt tiêu hoàn toàn khoảng trống (ngăn chặn kẻ gian chèn thêm từ như “Một trăm…” vào trước).
- Nếu dòng kẻ viết bằng chữ còn thừa khoảng trống ở phía sau, hãy dùng thước kẻ một đường gạch chéo `—` kéo dài đến hết dòng.
3. Không được tẩy xóa hoặc viết đè mực:
Ngân hàng từ chối 100% các chứng từ có vết bôi xóa bằng bút xóa, cạo chữ, viết đè số nét hoặc sử dụng 2 màu mực khác nhau trên cùng một tờ ủy nhiệm chi.
4. Ghi rõ tên loại đơn vị tiền tệ:
Luôn luôn kết thúc bằng tên đơn vị tiền tệ pháp định (ví dụ: “đồng” hoặc “đồng chẵn” đối với tiền Việt Nam; “đô la Mỹ” đối với tài khoản USD).
5. Tuân thủ chuẩn ngữ pháp kế toán Việt Nam:
Phân biệt chính xác giữa lăm/năm, mốt/một, linh/lẻ. Xem thêm cẩm nang tra cứu: Quy Tắc Đọc Số Tiền Đặc Biệt Tiếng Việt Lăm/Năm, Mốt/Một.
3. Bảng Mẫu Ghi Số Tiền Bằng Chữ Trên UNC Cho Các Mệnh Giá Thực Tế
| Số Tiền Bằng Số | Cách Ghi Bằng Chữ Tiếng Việt Chuẩn Ngân Hàng | Cách Ghi Bằng Tiếng Anh (Tài Khoản Ngoại Tệ) |
|---|---|---|
| 5.000.000 VND | Năm triệu đồng chẵn./. | Five million Vietnamese Dong only. |
| 15.450.000 VND | Mười lăm triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. | Fifteen million four hundred fifty thousand VND only. |
| 21.085.000 VND | Hai mươi mốt triệu không trăm tám mươi lăm nghìn đồng./. | Twenty-one million eighty-five thousand VND only. |
| 105.005.000 VND | Một trăm linh năm triệu không trăm linh năm nghìn đồng./. | One hundred five million five thousand VND only. |
| 1.250.000.000 VND | Một tỷ hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn./. | One billion two hundred fifty million VND only. |
| $25,400.50 (USD) | Hai mươi lăm nghìn bốn trăm đô la Mỹ và năm mươi xu./. | Say US Dollars: Twenty-five thousand four hundred and 50/100 only. |
Xem thêm hướng dẫn giao dịch quốc tế tại: Hướng Dẫn Đọc Số Tiền Ngoại Tệ USD, EUR Sang Tiếng Anh.
4. Quy Trình Chuẩn Bị Bộ Hồ Sơ Thanh Toán Doanh Nghiệp Hoàn Chỉnh
Kế toán thanh toán chuyên nghiệp thường áp dụng quy trình 4 bước để đảm bảo hồ sơ chuyển khoản được duyệt ngay trong 5 phút tại quầy giao dịch:
- Bước 1: Tra cứu & Chuyển đổi số tiền tự động: Nhập số tiền cần thanh toán vào Công Cụ Đổi Số Thành Chữ VietSuite để lấy kết quả chính xác 100% không lo sai chính tả.
- Bước 2: Sao chép khối 3 dòng kế toán vào UNC: Dán dòng chữ vào phần mềm in ủy nhiệm chi (MISA, FAST, Bravo) hoặc viết tay theo mẫu in sẵn của ngân hàng (Vietcombank, BIDV, Techcombank, MB…).
- Bước 3: Ghép nối chứng từ gốc đính kèm: Sử dụng công cụ để Ghép Nối Hóa Đơn Điện Tử, Hợp Đồng & UNC Thành 1 File PDF.
- Bước 4: Nén và gửi email trình duyệt Ban Giám Đốc: Nén Dung Lượng PDF Dưới 25MB để gửi email trình ký nhanh chóng cho Giám đốc và Kế toán trưởng ký số token.
5. Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
Có bắt buộc phải viết chữ “chẵn” ở cuối câu trên ủy nhiệm chi không?
Không bắt buộc theo luật, nhưng các ngân hàng lớn (Vietcombank, Agribank, BIDV) đều khuyến nghị nên ghi thêm chữ “chẵn” (hoặc dấu chấm gạch `./.`) khi số tiền không có số lẻ xu, nhằm mục đích khóa đuôi câu chống gian lận viết thêm chữ.
Nếu viết sai một chữ cái trên ủy nhiệm chi viết tay thì có được gạch đi viết lại không?
Tuyệt đối KHÔNG. Mọi vết gạch xóa sửa chữ đều khiến ủy nhiệm chi bị hủy. Bạn phải bỏ tờ đó và viết lại trên một tờ ủy nhiệm chi mới hoàn toàn.
Có thể in trực tiếp ủy nhiệm chi từ file PDF tự tạo không?
Có. Hầu hết các ngân hàng hiện nay đều chấp nhận bản in ủy nhiệm chi theo mẫu chuẩn khổ giấy A4/A5 in từ máy tính có đầy đủ chữ ký sống và con dấu đỏ của công ty.