1. Khung Pháp Lý Cốt Lõi Về Số Tiền Bằng Chữ Trên Hóa Đơn Điện Tử
Kể từ khi chính thức áp dụng 100% hóa đơn điện tử trên toàn quốc, việc lập và phát hành hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
“Chữ viết, chữ số và đồng tiền ghi trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn `()` hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam (ký hiệu: VND hoặc đ).”
Dòng “Tổng số tiền thanh toán viết bằng chữ” là tiêu chí bắt buộc trên mọi hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và hóa đơn bán hàng. Đây là căn cứ pháp lý quyết định tính hợp lệ của hóa đơn khi cơ quan Thuế thanh kiểm tra chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
2. 4 Tiêu Chuẩn Bắt Buộc Khi Ghi Số Tiền Bằng Chữ
1. Khớp nối tuyệt đối với số tiền bằng số:
Dòng chữ phải diễn đạt chính xác từng đồng so với dòng số `Tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT`. Không được làm tròn số tiền trừ trường hợp có quy định đặc thù về ngoại tệ.
2. Viết hoa chữ cái đầu tiên & Khóa đuôi câu:
- Luôn viết hoa chữ cái đầu tiên của câu: Ví dụ: Một trăm triệu đồng.
- Thêm từ “chẵn” (hoặc “chẵn./.”) ở cuối câu đối với số tiền nguyên không có số thập phân lẻ hào/xu để chống việc chèn thêm chữ số gian lận.
3. Quy định về hóa đơn ngoại tệ:
Trường hợp doanh nghiệp được phép bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước (doanh nghiệp khu chế xuất, xuất khẩu tại chỗ):
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng ngoại tệ (USD, EUR, JPY…).
- Dòng số tiền bằng chữ phải ghi bằng tiếng Việt (Ví dụ: Một nghìn hai trăm đô la Mỹ) hoặc song ngữ Việt - Anh.
- Đồng thời phải thể hiện Tỷ giá quy đổi sang Đồng Việt Nam tại thời điểm lập hóa đơn theo tỷ giá mua vào của ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản.
4. Chuẩn mực ngữ pháp kế toán tiếng Việt:
Áp dụng đúng chuẩn chính tả: lăm/năm, mốt/một, linh/lẻ. Xem thêm cẩm nang: Quy Tắc Đọc Số Tiền Đặc Biệt Tiếng Việt.
3. Hướng Dẫn Xử Lý Sai Sót Số Tiền Bằng Chữ Trên Hóa Đơn Điện Tử
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót ở dòng số tiền bằng chữ, kế toán xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo 2 trường hợp:
Trường Hợp 1: Số tiền bằng số ĐÚNG, nhưng số tiền bằng chữ bị sai chính tả nhỏ
(Ví dụ: Số tiền bằng số là 15.000.000 đ nhưng dòng chữ viết nhầm là “Mười năm triệu đồng” thay vì “Mười lăm triệu đồng”)
- Cách xử lý: Nếu sai sót chỉ là lỗi chính tả ngữ pháp không làm thay đổi bản chất số tiền và hai bên đều hiểu rõ giá trị thanh toán, bên bán và bên mua lập Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hoặc bên bán gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót đến cơ quan thuế mà không nhất thiết phải hủy hóa đơn.
Trường Hợp 2: Sai lệch giá trị giữa số tiền bằng số và số tiền bằng chữ
(Ví dụ: Số tiền bằng số ghi 50.000.000 đ nhưng số tiền bằng chữ ghi “Năm trăm triệu đồng”)
- Cách xử lý: Đây là sai sót nghiêm trọng về số liệu tính thuế. Người bán có thể lựa chọn 1 trong 2 phương án:
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ “Điều chỉnh số tiền bằng chữ cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… ngày… tháng… năm…”.
- Lập hóa đơn thay thế: Hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới thay thế hoàn toàn.
4. Bảng Mẫu Khối 3 Dòng Kế Toán Chuẩn Cho Hóa Đơn & UNC
```text Tổng tiền thanh toán (Số): 245,680,000 VND Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi lăm triệu sáu trăm tám mươi nghìn đồng chẵn./. Amount in words (EN): Two hundred forty-five million six hundred eighty thousand Vietnamese Dong only. ```
Xem thêm hướng dẫn giao dịch ngân hàng tại: Cách Viết Số Tiền Bằng Chữ Trên Ủy Nhiệm Chi và Hướng Dẫn Đọc Số Tiền Ngoại Tệ Tiếng Anh.
5. Tự Động Hóa Đọc Số Tiền Hóa Đơn Chuẩn Thuế Với VietSuite
Để đảm bảo hóa đơn điện tử và hợp đồng kinh tế không bao giờ bị cơ quan Thuế hoặc Kiểm toán viên cảnh báo sai sót, bạn hãy sử dụng Công Cụ Đổi Số Thành Chữ VietSuite:
- Tự động áp dụng thuật toán đọc số tiền chuẩn 100% theo quy định Tổng cục Thuế.
- Hỗ trợ đổi đồng thời sang tiếng Anh phục vụ cho các doanh nghiệp FDI và đối tác xuất nhập khẩu.
- Sau khi xuất hóa đơn, bạn có thể Ghép Nối Hóa Đơn PDF Thành Bộ Hồ Sơ và Nén File PDF Dưới 25MB để gửi qua email tiện lợi.
6. Các Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ “chẵn” ở cuối dòng số tiền bằng chữ không?
Khoản 6 Điều 10 Nghị định 123 không bắt buộc chữ “chẵn”. Tuy nhiên, việc thêm chữ “chẵn” là tập quán kế toán an toàn được khuyến khích để ngăn chặn việc chèn thêm từ ngữ vào sau dòng chữ.
Số tiền trên hóa đơn có số lẻ thập phân (ví dụ: tiền điện nước 1.250.450,5 đ) thì đọc thế nào?
Đọc phần nguyên trước, thêm từ “phẩy” và đọc phần thập phân kèm chữ “đồng” (Ví dụ: Một triệu hai trăm năm mươi nghìn bốn trăm năm mươi phẩy năm đồng).
Hóa đơn không có dòng số tiền bằng chữ có hợp lệ không?
Không. Trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Bộ Tài chính (như tem, vé, thẻ điện tử in sẵn mệnh giá), toàn bộ hóa đơn GTGT thông thường bắt buộc phải có đầy đủ cả số tiền bằng số và số tiền bằng chữ.